Stand: 28. Oktober 2026
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch von flowtine.de, bei der Nutzung des Flowtine-Dienstes und bei der Kontaktaufnahme verarbeitet werden, zu welchen Zwecken das geschieht und welche Rechte Ihnen zustehen.
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da keine gesetzliche Pflicht zur Benennung besteht.
Flowtine ist eine Software für Dienstleistungsbetriebe, mit der Anfragen, Termine und Kundendaten verwaltet werden. Diese Erklärung gilt für
Wichtig für Kunden eines Betriebs: Wenn Sie über eine Buchungsseite einen Termin anfragen, auswählen, bestätigen oder bewerten, ist der jeweilige Betrieb die verantwortliche Stelle für Ihre Daten. Flowtine verarbeitet diese Daten in dessen Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Der Betrieb informiert Sie zusätzlich über seine Datenverarbeitung; Abschnitt 7 beschreibt, was dabei technisch geschieht.
Die Website und der Admin-Bereich werden über Firebase Hosting bereitgestellt, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Aufruf einer Seite verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten in Server-Protokollen:
Zweck und Rechtsgrundlage: Auslieferung der Seiten, Sicherheit und Stabilität des Betriebs. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir selbst werten diese Protokolle nicht aus. Sie werden vom Hosting-Anbieter nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist.
Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Eine Verarbeitung durch die Google LLC in den USA ist möglich; sie beruht auf dem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, unter dem Google zertifiziert ist, sowie auf den EU-Standardvertragsklauseln.
Auf flowtine.de und den Buchungsseiten werden keine Cookies gesetzt und keine Analyse- oder Tracking-Dienste eingesetzt. Im Admin-Bereich speichert der Browser nach der Anmeldung ein Sitzungs-Token im lokalen Browser-Speicher, damit Sie angemeldet bleiben. Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und bedarf keiner Einwilligung. Mit dem Abmelden wird das Token gelöscht.
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt der Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage einen Vertrag betrifft, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser E-Mail-Postfach wird von Google (Google Ireland Limited) bereitgestellt; es gelten die Angaben in Abschnitt 3 zur Übermittlung in die USA.
Die Nachrichten werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Geschäftliche Korrespondenz bewahren wir nach § 257 HGB und § 147 AO sechs Jahre auf.
Betriebe, die Flowtine nutzen, erhalten ein Nutzerkonto. Dabei verarbeiten wir:
Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung des Dienstes und Erfüllung des Vertrags mit dem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Anmeldung erfolgt über die Authentifizierungsfunktion unseres Datenbankanbieters Supabase (Abschnitt 8).
Speicherdauer: für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Vertragsende werden die Daten des Betriebs gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere für Rechnungsdaten, bis zu zehn Jahre) entgegenstehen.
Über die Buchungsseiten eines Betriebs werden folgende Daten der Kunden des Betriebs verarbeitet:
Was mit einer Anfrage geschieht: Der Assistent von Flowtine prüft die Anfrage automatisch, ordnet sie der passenden Leistung und einer passenden Mitarbeiterin oder einem passenden Mitarbeiter zu und schlägt freie Termine vor. Für die Auswertung des eingegebenen Textes werden Sprachmodelle von OpenAI und/oder Anthropic (Abschnitt 8) eingesetzt; die Anbieter nutzen die übermittelten Daten nach ihren Geschäftsbedingungen nicht zum Training ihrer Modelle. Terminvorschläge, Bestätigungen und Erinnerungen werden per E-Mail versandt. Der Kunde wählt den Termin selbst aus; der Betrieb kann jeden Termin ändern oder absagen. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Verantwortlicher und Rechtsgrundlage: Verantwortlich ist der jeweilige Betrieb. Er verarbeitet die Daten zur Anbahnung und Durchführung des Auftrags mit seinem Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Flowtine handelt als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und setzt dafür die in Abschnitt 8 genannten Unterauftragsverarbeiter ein.
Speicherdauer: Die Daten werden so lange gespeichert, wie der Betrieb sie für die Kundenbeziehung benötigt und gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Anfragen, die nicht zu einem Termin führen, werden nach Ablauf der vom Betrieb festgelegten Frist gelöscht.
Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten. Mit allen besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
| Dienstleister | Zweck | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd., Singapur | Datenbank und Authentifizierung (alle Daten des Dienstes) | Server in [SUPABASE-REGION, z. B. Frankfurt (EU)]; Übermittlung in Drittländer auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln |
| Google Ireland Limited, Irland | Hosting (Firebase), E-Mail-Versand und -Postfach (Gmail), Kalender-Synchronisierung, wenn ein Betrieb seinen Google Kalender verbindet | EU und USA (EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln) |
| n8n GmbH, Berlin, Deutschland | Automatisierung der Abläufe (Verarbeitung von Anfragen, Versand von Terminvorschlägen, Bestätigungen und Erinnerungen) | EU |
| OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin) und/oder Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Dublin) | Auswertung von Anfragetexten durch Sprachmodelle (Abschnitt 7) | EU und USA (EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln) |
| jsDelivr (Prospect One sp. z o.o., Polen) und unpkg (Cloudflare, Inc., USA) | Bereitstellung von Programmbibliotheken für den Admin-Bereich (Content Delivery Network) | weltweit verteilte Server; es wird nur die IP-Adresse beim Laden übertragen |
Weitere Empfänger sind die Betriebe als unsere Kunden (für die Daten ihrer eigenen Kunden, Abschnitt 7) sowie, soweit gesetzlich vorgeschrieben, Behörden.
Der Admin-Bereich lädt die Schriftarten Inter und Material Symbols von Google Fonts (Google Ireland Limited). Dabei wird die IP-Adresse Ihres Geräts an Google übermittelt. Dies dient der einheitlichen Darstellung der Oberfläche; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer konsistenten und schnellen Bereitstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf der öffentlichen Website und den Buchungsseiten werden keine externen Schriftarten geladen.
Im Admin-Bereich können Adressen als Link zu Google Maps und Termine als Link zu Google Kalender geöffnet werden. Karten und Kalender werden nicht eingebettet; Daten fließen erst dann an Google, wenn Sie einen solchen Link anklicken. Es gelten dann die Datenschutzhinweise von Google.
Soweit Dienstleister Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten (USA, Singapur), geschieht dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) oder der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, ergänzt um zusätzliche technische Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung. Kopien der Garantien stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
Alle Verbindungen sind mit TLS verschlüsselt. Der Zugriff auf Daten im Dienst ist durch Authentifizierung und datenbankseitige Zugriffsregeln auf den jeweiligen Betrieb beschränkt. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert.
Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen das Recht auf
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an [E-MAIL]. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die ein Betrieb über Flowtine verarbeitet, wenden Sie sich bitte an diesen Betrieb; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.
Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, datenschutz.hessen.de.
Die Angabe von Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die im Anfrageformular als Pflichtfelder markierten Angaben kann ein Betrieb eine Anfrage jedoch nicht bearbeiten, und ohne Kontodaten kann der Admin-Bereich nicht genutzt werden.
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils unter flowtine.de/datenschutz.html veröffentlichte Fassung.